接待工作是机关社会交往活动中最基本的形式和重要环节，能够集中反映一个单位的整体形象，对于推动工作开展具有十分重要的作用。接待工作也是各级机关的一项常规性工作，是机关干部日常工作的组成部分。机关干部作为领导的助手，不可避免地要参与或负责接待工作的组织与协调。一般来讲，接待工作要做到：高度重视、统筹安排、体现尊重、客人满意。
一、认真准备，心中有数
充分、详尽、周全的准备是做好接待工作的重要前提,准备工作充分不充分直接影响到接待工作的效果。具体包含以下4个方面：
（一）了解来宾情况。做好接待工作，首先要了解来宾的有关情况，包括来宾的人员组成、姓名、职务、性别、民族、生活习惯、来的目的要求，路线和交通工具，到达和离开时间等。这里需要注意的是，来人的姓名一定要搞清楚，如果不问清楚，很容易出现同音字的错误。比如，对方姓“章”容易误成“张”，对方姓“阳”容易误成“杨”，对方姓“符”误成“付”，电话联系的时候，一定要问清楚。
(二)确定接待规格。接待规格是准备工作中的重要环节。请哪些领导迎接、陪同、接待，采取哪种规格接待，需要慎重确定。规格不当，直接关系到接待效果。规格过高，牵扯领导精力，影响日常工作；规格过低，影响相互之间的关系。我们最常用的是对等接待。但对上级工作组，一般应提高一个规格搞接待，以示对上级机关的尊重，也能更好地开展工作。
（三）拟制接待方案。凡事预则立，不预则废。每项活动如果没有一个好的计划，势必顾此失彼，搞得一团糟。接待方案经领导审批确定后，就是整个接待工作的“灵魂”和基本遵循，接待工作都要围绕方案来展开。方案包含以下11个要素：
（1）接待时间。要写清每项接待事务的起止时间，日期要写完整，时间要尽可能精确，最好精确到几点几分。（2）接待对象。要写清每位来宾的姓名、性别、职务、工作单位，以便于确定接待规格，安排对口接待等事宜。（3）接待地点。每一项活动在哪里开展要一一写清楚。（4）明确事项。要明确客人来干什么，指定要做哪些事项，在安排做好来宾指定事项的基础上，还要结合自身实际安排哪些活动、做什么事，每项活动由谁来牵头组织等。（5）食宿安排。要本着有利于开展工作，照顾来宾生活习惯的原则，落实好食宿事宜。（6）通讯联络。要确定专人负责通讯联络及调度工作。出现意外情况，要及时组织协调。（7）材料准备。材料组要明确需要哪些材料。材料以谁的名义写，写何时以来的事，由何人撰写，印发多少份，何时完成，哪位领导致词等等都要写清楚。（8）车辆安排。要安排合适的车辆接送，要请合适的领导去合适的地点迎接。（9）会务安排。安排谁主持会议，谁汇报，谁发言，谁排定座次，谁负责安排挂横幅之类事宜及挂什么样的横幅标语等等，要一一写明白。由于接待工作活动多种多样,接待方案也要因人因事而异，并不是每一个接待方案都要具备以上内容，要根据具体工作需要来删减。（10）宣传报道。要写清在哪些地方悬挂什么横幅，张贴什么标语，宣传什么内容，氛围营造怎么展开，新闻稿件由谁把关等等。
